Mitä ovat isännöitsijän tehtävät ja miksi taloyhtiön hallituksen on hyvä tuntea ne?
Isännöitsijän tehtävä on johtaa taloyhtiötä yhdessä taloyhtiön hallituksen kanssa. Jos taloyhtiö olisi tavallinen osakeyhtiö, isännöitsijän voisi ajatella olevan sen toimitusjohtaja; taloyhtiön palkkaama asiantuntija, jolla on vastuu ja valtuudet tehdä taloyhtiön edun mukaisia ratkaisuja.
Käytännössä isännöitsijän tehtäviin kuuluu taloyhtiön päivittäisen hallinnon, talouden ja kirjanpidon hoito sekä kiinteistönpidon organisointi. Vain osa isännöitsijän päivittäisestä työstä näkyy ulospäin taloyhtiön hallitukselle ja osakkaille. Isännöitsijä esimerkiksi koordinoi taustalla usean eri asiantuntijan työtä, jotta arki taloyhtiössä olisi mahdollisimman mutkatonta.
Tässä artikkelissa käymme läpi taloyhtiön isännöitsijän tehtävät ja miksi taloyhtiön hallituksen on hyvä ymmärtää niitä.
- Miksi taloyhtiön hallituksen on tärkeää ymmärtää isännöitsijän tehtävät?
- Isännöitsijän tehtävät taloyhtiössä
- Isännöitsijän erillisveloitettavat ja kiinteään palkkioon kuuluvat tehtävät
- Mitä isännöitsijän tehtäviin ei kuulu?
- Mistä tietää, että isännöitsijä hoitaa tehtävänsä laadukkaasti?
Miksi taloyhtiön hallituksen on tärkeä ymmärtää isännöitsijän rooli ja tehtävät?
Kuulutko taloyhtiön hallitukseen? Katso viisi tärkeintä syytä, miksi hallituksen on hyvä tuntea perusteellisesti isännöitsijän tehtävät.
1. Ette maksa turhasta ja saatte taloyhtiönne tarpeisiin sopivan palvelupaketin
Kun tiedät mitä kaikkea isännöitsijän tehtäviin kuuluu, ymmärrät missä tehtävissä taloyhtiönne tarvitsee isännöitsijän apua ja millaisista palveluista haluatte maksaa. Tämän tiedon pohjalta voitte laatia yksityiskohtaisempia tarjouspyyntöjä ja saada paremmin tarpeisiinne personoituja tarjouksia. Toisin sanoen, ette maksa turhasta!
2. Arki on sujuvaa ja hallitustyö stressitöntä
Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä työskentelevät tiiviisti yhdessä. Sujuva yhteistyö vaatii molemminpuolista ymmärrystä ja selkeitä rooleja. Kun hallitus tuntee isännöitsijän tehtävät ja vastuut, taloyhtiön asioiden hoitamisesta tulee stressittömämpää ja helpompaa. Tiedätte, missä asioissa voitte kääntyä isännöitsijän puoleen ja myös turhilta väärinkäsityksiltä voidaan välttyä.
“Isännöitsijän tehtävien ymmärtäminen helpottaa hallituksen työtä. Kun roolit ovat selkeät ja luottamus saavutettu, voi isännöitsijän harteille jättää enemmän vastuuta ja myös vapautta. Silloin hallitus voi luottaa siihen, että oikeat asiat etenevät tehokkaasti.”
– Kristiina Hyötynen, isännöitsijä, Lännen Isännöintipalvelut
3. Kiinteistön arvo säilyy ja voitte välttyä yllättäviltä kuluilta
Isännöitsijän lakisääteinen tehtävä on huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta sekä taloyhtiön varainhoidosta. Kun isännöitsijä hoitaa työnsä hyvin, kiinteistön arvo säilyy ja esimerkiksi suuret saneeraukset eivät aikaistu tai tule yllätyksenä. Hallitus, joka tuntee isännöitsijän tehtävät, voi paremmin valvoa sitä, kuinka isännöitsijä hoitaa kiinteistönpitoon ja varainhoitoon liittyviä tehtäviä.
4. Osaatte hyödyntää isännöintitiimin monipuolista asiantuntemusta esimerkiksi saneerausprojekteissa
Isännöinti vaatii monenlaista asiantuntemusta ja hyviä yhteistyöverkostoja. Niin sanotun hallinnollisen isännöitsijän taustajoukoissa on usein teknisiä isännöitsijöitä, kirjanpitäjiä ja kiinteistösihteereitä. Isommissa isännöintiyrityksissä saman katon alta voi löytyä myös esimerkiksi kiinteistöhuollon ja korjauspalveluiden ammattilaisia.
Ymmärtämällä yksittäisen isännöitsijän roolin lisäksi tätä taustajoukkoa, taloyhtiö voi hyödyntää kokonaisvaltaisesti tarjolla olevaa osaamista ja asiantuntemusta esimerkiksi isoissa saneerausprojekteissa. Apua on tarjolla, kun sitä osaa kysyä!
5. Onnistutte isännöitsijän valinnassa ja voitte varmistaa palvelun laadun
Kun taloyhtiön hallitus ymmärtää, mitä isännöitsijältä voi odottaa, isännöintipalveluiden ja niiden erojen vertailu on helpompaa jo kilpailutusvaiheessa. Yhteistyön käynnistyttyä hallitus voi puolestaan tarkkailla isännöitsijän toimintaa, palvelun laatua ja sitä, että ostettujen isännöintipalvelujen laajuus vastaa taloyhtiön tarpeisiin. Hyvä isännöitsijä ja laadukas isännöintipalvelu ovat taloyhtiölle kullanarvoisia. Ne auttavat varmistamaan sekä sujuvan arjen että kiinteistön arvon säilymisen tulevaisuudessa.
Isännöitsijän tehtävät taloyhtiössä koostuvat lakisääteisistä ja erikseen sovittavista tehtävistä
Isännöitsijän tehtävät voivat vaihdella taloyhtiön koon ja tarpeiden mukaan. Asunto-osakeyhtiölaissa on kuitenkin määritelty tietyt lakisääteiset tehtävät, jotka isännöitsijän tulee hoitaa.
Isännöitsijän lakisääteinen tehtävä on huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta, hoitaa yhtiön päivittäistä hallintoa sekä huolehtia kirjanpidon ja varainhoidon järjestämisestä.
Lisäksi taloyhtiö voi erikseen sopia isännöitsijän kanssa muista tehtävistä, kuten korjaushankkeiden ja urakoiden kilpailuttamisesta ja valvonnasta.
Isännöitsijän hallinnollisia tehtäviä:
- taloyhtiön hallituksen kokousten valmistelu, kokouksiin osallistuminen sekä pöytäkirjojen kirjoittaminen
- yhtiökokousten valmistelu ja yhtiökokousmateriaalien toimittaminen osakkaille
- päätösten toimeenpanon valvonta ja raportointi
- toimintakertomuksen laadinta
- huoneistotietorekisterin ylläpito
- viranomaisilmoitukset
- taloyhtiön pakollisten vakuutusten kilpailutus ja hallinta.
- taloyhtiön, sekä osakkaiden ja asukkaiden etujen valvonta.
Varainhoitoon ja kirjanpitoon liittyviä isännöintitoimiston tehtäviä:
- laskujen maksu ja taloustilanteen seuranta
- kirjanpito ja tilinpäätös
- vastikevalvonta ja perintä
- rahoituksen ja lainojen hoito
- vuosibudjetin ja talousarvion laadinta
- kiinteistöverojen ja muiden lakisääteisten maksujen maksaminen.
Kiinteistönpitoon liittyviä isännöitsijän tehtäviä:
- kiinteistön kunnossapidon organisointi ja palveluntuottajien, kuten siivouksen ja kiinteistöhuollon kilpailuttaminen ja sopimushallinta
- korjaushankkeiden ja urakoiden kilpailuttaminen ja valvonta
- lakisääteisten huolto- ja tarkastustoimenpiteiden järjestäminen ja valvonta (esim. palotarkastukset).
Voit tarkistaa oman taloyhtiösi isännöinnin palvelusopimuksesta, mitä sopimukseenne tällä hetkellä kuuluu.
Taloyhtiö voi säästää, kun osa isännöitsijän tehtävistä on erillisveloitettavia ja osa kiinteään palkkioon kuuluvia
Isännöitsijän tehtäviä voidaan tarkastella myös siitä näkökulmasta, ovatko ne kiinteään palkkioon kuuluvia vai erilliskorvauksella veloitettavia. Tällä on merkitystä erityisesti isännöitsijää kilpailutettaessa, sillä tyypillisesti isännöitsijän tehtävät jaetaan palvelusopimuksessa kiinteään veloitukseen kuuluviin toimenpiteisiin sekä erillisveloitettaviin tehtäviin.
Erilliskorvauksella veloitettavia tehtäviä voivat olla muun muassa:
- hallituksen kokoukset
- yhtiökokous
- korjaushankkeiden hallinto
- asiakirjat ja niiden postitukset
Taloyhtiön edun mukaista on, että osa palveluista on erikseen veloitettavia; se auttaa yleensä säästämään rahaa. Kaikkia palveluita ei siis kannata sopia kiinteästi veloitettavaksi, sillä etukäteen voi olla vaikea arvioida, kuinka paljon ja usein tietylle palvelulle on käyttöä.
Lue: 5 vinkkiä, joilla saat edullisemman tarjouksen isännöinnistä
Mitä isännöitsijän tehtäviin ei kuulu?
Vaikka isännöitsijän rooli vaatii monenlaista asiantuntemusta, isännöitsijän tehtäviin oletetaan usein kuuluvan paljon sellaisiakin asioita, jotka eivät todellisuudessa kuulu isännöitsijän työpöydälle.
Isännöitsijän tehtäväpaletin hahmottaminen auttaa kohdentamaan isännöitsijän työaikaa taloyhtiön kannalta olennaisimpiin työtehtäviin.
Esimerkiksi nämä eivät ole isännöitsijän tehtäviä:
- Asuntojen tai liiketilojen myyntiin tai vuokraukseen liittyvät asiat. Isännöitsijä voi kuitenkin toimittaa tarvittavia dokumentteja ja tietoja myynnin tai vuokrauksen tueksi.
- Kiinteistönhoidon toteutus. Isännöitsijä auttaa kilpailuttamaan kiinteistönhoidon ja siivouksen, mutta ei vastaa käytännön toteutuksesta.
- Remonttien ja muutostöiden toteutus. Osakkaiden omat remontit ja muutostyöt ovat osakkaan vastuulla. Isännöitsijä voi auttaa taloyhtiön yhteisten saneerausten kilpailutuksessa ja organisoinnissa.
- Asukkaiden välisten ristiriitatilanteiden ratkaiseminen. Isännöitsijä voi toimia neuvonantajana, mutta ristiriitojen ratkaiseminen on asukkaiden omalla vastuulla.
“Iso osa isännöitsijän työstä on yhteydenpitoa, erilaisiin kysymyksiin vastaamista ja asioiden selvittämistä. Ja näin kuuluukin olla. Kuitenkin on hyvä tuntea ne asiat, jotka eivät ole isännöitsijän päätettävissä. Asioiden hoitamista nopeuttaa se, että kysymykset voidaan ohjata oikeille henkilöille, oli se isännöitsijä tai joku muu. Silloin isännöitsijä voi käyttää työaikansa taloyhtiön näkökulmasta kaikkein tärkeimpiin tehtäviin.”
– Kristiina Hyötynen, isännöitsijä, Lännen Isännöintipalvelut
Mistä tietää, että isännöitsijä hoitaa tehtävänsä laadukkaasti?
Palvelun laadun tunnistaa parhaiten, kun sen pääsee itse kokemaan. On kuitenkin muutamia keinoja, joilla palveluntarjoajien laatua voi vertailla jo ennen isännöitsijän valintaa.
Voit kysyä näitä kysymyksiä suoraan isännöintitoimistolta tai etsiä tietoa esimerkiksi yrityksen nettisivuilta:
- Onko isännöintitoimisto Isännöintiliiton jäsen ja ISA-auktorisoitu isännöintiyritys?
- Onko isännöintitoimisto sitoutunut isännöinnin eettisiin ohjeisiin?
- Mitä muut asiakkaat kertovat yhteistyöstä isännöintitoimiston kanssa? Löytyykö asiakasreferenssejä?
- Millainen koulutus ja kokemus isännöintitoimiston isännöitsijöillä on kyseiseen työtehtävään?
- Pystyykö isännöintitoimisto tarjoamaan saman katon alta muitakin palveluita, kuten teknistä isännöintiä tai kiinteistöhuoltoa?
Jos isännöitsijän valinta menee nappiin, hallituksen työ on stressitöntä ja asukkaiden arki mukavan yllätyksetöntä. Hyvän isännöitsijän ansiosta taloyhtiön talous pysyy tasapainossa, osakkaiden omaisuuden arvo säilyy ja yllättäviltä kuluilta vältytään, kun kiinteistön hoidosta huolehditaan suunnitelmallisesti ja rakennuksen koko elinkaarta ajatellen. Lisäksi hallitus voi luottaa siihen, että kaikki taloyhtiön hallinnolliset tehtävät tulevat hoidetuksi lainmukaisesti ja ajallaan.
Merkkejä laadukkaasta isännöinnistä:
- Isännöitsijä on tavoitettavissa ja pitää aktiivisesti yhteyttä hallitukseen.
- Isännöitsijä keskittyy taloyhtiön kannalta olennaisiin asioihin ja edistää niitä tehokkaasti.
- Isännöitsijä katsoo tulevaisuuteen ja ajattelee taloyhtiön ja kiinteistön parasta pitkällä tähtäimellä.
- Isännöitsijä auttaa ja ohjaa hallitusta oikeaan suuntaan miettien aina kokonaiskuvaa.
“Hyvä isännöinti on hintansa väärti. Pitkällä tähtäimellä asiantunteva ja ammattitaitoinen isännöinti säästää osakkaiden aikaa ja rahaa, lisää asumistyytyväisyyttä ja pitää arvokkaan omaisuuden hyvässä kunnossa. Hyvä isännöitsijä on taloyhtiölle kuin kompassi, joka katsoo tulevaan ja auttaa tekemään oikeita päätöksiä kiinteistön koko elinkaarta ajatellen.”
– Kristiina Hyötynen, isännöitsijä, Lännen Isännöintipalvelut
Kaipaatko kättä pidempää isännöintipalveluiden kilpailutukseen ja isännöitsijän valintaan? Lataa maksuton oppaamme!
Lataa: Isännöinnin osto-opas
Tutustu myös isännöintipalveluihimme tai jätä tarjouspyyntö, jos isännöinnin kilpailuttaminen on ajankohtaista!