5 vinkkiä, joilla saat edullisemman tarjouksen isännöinnistä
Taloyhtiön hallituksen tehtävänä on varmistaa, että yhtiön talous pysyy hyvässä kunnossa, eivätkä kulut nouse liian korkeiksi. Siksi myös isännöitsijää valitessa vaakakupissa painaa ymmärrettävästi hinta.
Kun haluat saada isännöinnistä hinta-laatusuhteeltaan huokean tarjouksen, kaikki alkaa tarjouspyynnön huolellisesta laatimisesta. Hutaisten kokoon kasattu tarjouspyyntö voi johtaa pahimmillaan siihen, että maksat aivan liikaa tai aivan vääristä asioista.
Toisaalta näennäisesti edullinen, mutta taloyhtiön tarpeisiin nähden liian suppea tarjous voi jättää huomiotta esimerkiksi kriittiset korjaustarpeet, jolloin halpa hinta kostautuu myöhemmin. Kokosimme tähän artikkeliin viisi vinkkiä, joiden avulla saat edullisemman ja aidosti tarpeisiinne sopivan tarjouksen isännöinnistä.
Lue myös: Opas taloyhtiöille isännöitsijän kilpailutukseen ja valintaan
1. Täytä huolella tarjouspyynnön perustiedot
Kun tarjouspyynnön perustiedot on täytetty ajatuksella ja mukana on tarvittavat liitteet, saat tarpeisiinne personoidun tarjouksen, etkä maksa turhasta. Lisäksi isännöintitoimisto pystyy antamaan tarjouksen huomattavasti nopeammin ja mutkattomammin.
Tarjouspyynnön tarkoituksena on kuvata taloyhtiön ja sen omistamien kiinteistöjen tiedot sekä kilpailutuksen kriteerit mahdollisimman selkeästi. Isännöintitarjouksen tarvittavia perustietoja ovat muun muassa:
- taloyhtiön nimi, osoite ja valmistumisvuosi
- tehdyt ja suunnitellut peruskorjaukset
- yhtiölainat
- kiinteistön tilavuus
- asuinhuoneistojen, sekä liike- ja toimistotilojen määrä
- autotallit, autohallipaikat ja maksulliset autopaikat
- pesutuvat ja taloyhtiön saunat
Muista tarjouspyynnön liitteet
Isännöintitoimisto tulee pyytämään sinulta tarjouksen laatimista varten muutamia tiettyjä tiedostoja, joten ne on helpoin toimittaa heti tarjouspyynnön jättämisen yhteydessä.
Tarvittavia liitteitä ovat yhtiöjärjestys, viimeisin vahvistettu tilinpäätös, taloyhtiön kunnossapitoselvitys ja mahdollinen kunnossapitosuunnitelma sekä isännöintitehtävien määrittelyt. Lisäksi tarvitaan isännöitsijäntodistus, jonka voi tarvittaessa pyytää nykyiseltä isännöitsijältä.
2. Kerro tarkemmin taloyhtiönne tarpeista ja toiveista
Kun täytät kaikki edellisessä kohdassa listatut tarjouspyynnön perustiedot huolella, saat varmasti ihan hyvän isännöintitarjouksen. Mutta mitä tarkemmin osaat eritellä taloyhtiönne tarpeita ja toiveita, sitä paremmin teille personoidun tarjouksen saat, etkä maksa turhasta.
Hyvä esimerkki on, että menet räätälille teettämään mittatilauspukua. Kerrot mitat ja minkä värisen puvun haluat. Et kuitenkaan mainitse mitään materiaalista ja muista yksityiskohdista, jolloin räätäli valikoi pukuusi ylellisimmän mahdollisen kankaan ja käsintehdyt kullatut napit. Tilaamasi vaatteen hinta pompahtaa pilviin, vaikka olisit tarvinnut vain ihan tavallisen, hyvin istuvan puvun työkäyttöön.
Sait varmasti kiinni tarinan opetuksesta; mitä tarkemmin kerrot toiveistasi, sitä paremmin tarpeitasi vastaavan tarjouksen saat.
Mitä tarjouspyynnössä sitten kannattaa kertoa? On hyvä mainita ainakin taloyhtiön tiedossa olevista korjaustarpeista, jotka vaativat tietynlaista asiantuntemusta. Jos taloyhtiössä on hoitamattomia asioita tai ongelmakohtia, on myös ne hyvä tuoda rohkeasti ilmi – sitä paremmin uusi isännöitsijä osaa auttaa haasteiden ratkaisemisessa. Muita mainittavia asioita voivat olla esimerkiksi toive sähköisistä palveluista ja etänä pidettävistä taloyhtiön kokouksista.
3. Erittele, mitä haluatte kiinteään veloitukseen ja mitä erilliskorvauksella
Isännöintipalveluiden hinnoittelussa tehtävät jaetaan tyypillisesti kiinteään veloitukseen kuuluviin toimenpiteisiin sekä erilliskorvauksella veloitettaviin tehtäviin.
Erilliskorvauksella veloitettavia tehtäviä voivat olla muun muassa:
- hallituksen kokoukset
- yhtiökokous
- korjaushankkeiden hallinto
- paperiset tulosteet ja kopiot, esim. tietty kappalemäärä vuodessa
Taloyhtiön edun mukaista on, että osa palveluista on erikseen veloitettavia; todennäköisesti se auttaa säästämään rahaa. Kaikkia palveluita ei siis kannata sopia kiinteästi veloitettavaksi, sillä etukäteen voi olla vaikea arvioida, kuinka paljon ja usein tietylle palvelulle on käyttöä.
Myös tarjousten vertailtavuuden kannalta tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi, kummalla veloitusperusteella haluatte tehtävät suoritettavan. Ensisilmäyksellä edulliselta näyttävä tarjous voi paljastua käytännössä kalliiksi, jos erilliskorvauksella veloitettavia palveluita on paljon.
4. Lähetä kaikille isännöintitoimistoille samat tiedot
Tarjouspyyntö kannattaa aina lähettää useammalle, esimerkiksi 3–5 isännöintitoimistolle. Tärkeä periaate on, että annat kaikille palveluntarjoajille samat tiedot. Vain siten pystyt aidosti vertailemaan saamiasi tarjouksia.
Isännöintipalveluiden hintojen vertailu ei ole valitettavasti aina aivan yksinkertaista. Kuten edellisessä kohdassa kävi ilmi, isännöintipalveluissa on totuttu jakamaan osa palveluista kiinteän palkkion piiriin ja osa erilliskorvauksella veloitettavaksi.
Mitä tarkemman tarjouspyynnön olet jättänyt, sitä tarkemmin hintaeritellyn tarjouksen saat ja sitä paremmin tarjoukset ovat myös keskenään vertailukelpoisia.
Taloyhtiön hallitus voi päättää, haluaako suoraan karsia kilpailutuksesta pois palveluntarjoajat, jotka eivät toimita tarjouspyynnön mukaisesti hintaeriteltyä tarjousta.
5. Mieti, mikä on edullisinta nyt ja mikä pitkällä tähtäimellä
Kun vertailet saamiesi isännöintitarjousten hintaa, on olennaista miettiä, mikä tarjouksista on edullisin hankintahetkellä ja mikä edullisin pitkässä juoksussa.
Hallituksen tehtävänä on huolehtia taloyhtiön omaisuuden arvon säilymisestä tulevaisuudessa. Parhaiten se onnistuu, kun tukena on isännöitsijä, joka ajattelee päätöksissään kauaskantoisesti – sitä, mikä on pitkässä juoksussa kannattavinta.
Tätä kutsutaan elinkaariajatteluksi. Me ajattelemme, että isännöitsijän tehtävä on pitää kiinteistönne erinomaisessa kunnossa niin, että se maksaa taloyhtiöllenne pitkällä tähtäimellä mahdollisimman vähän. Tekemällä pienen toimenpiteen nyt, voimme välttää massiivisen saneerauksen vielä pitkään.
Haluatko onnistua kilpailutuksessa ja löytää taloyhtiöllenne ripeänreippaan isännöitsijän? Lataa avuksesi maksuton oppaamme
Erään työntekijämme sanoin: isännöitsijää ei vaihdeta kuin villapaitaa. Siksi isännöintipalveluiden kilpailuttaminen ja sopivan isännöitsijän valinta ei ymmärrettävästi ole ihan läpihuutojuttu.
Kokosimme tähän oppaaseen viisi askelta, joiden avulla onnistut uuden isännöitsijän valinnassa ja vältät kilpailutukseen yleisesti liittyvät sudenkuopat.
- Kun tiedät, mitä kaikkea isännöitsijän tehtäviin kuuluu, ymmärrät, missä tehtävissä taloyhtiönne tarvitsee isännöitsijän apua.
- Kun osaat jättää oikeanlaisen tarjouspyynnön, saat tarpeisiinne personoidun palveluehdotuksen, etkä maksa turhasta.
Kun löydät kumppaniksi aidosti taloyhtiönne parasta ajattelevan isännöitsijän, on sinun työsi taloyhtiön hallituksessa mukavaa ja mutkatonta!