Orimattilan Asunnot: Onnistunut kilpailutus Lännen Palveluyhtiöiden avulla toi tyytyväisemmät asiakkaat
Lännen Palveluyhtiöiden läpiviemä kilpailutus auttoi Orimattilan Asuntoja hankkimaan paremmin mitoitetut ja kustannustehokkaat kiinteistöpalvelut, jotka näkyvät nyt lisääntyneenä asiakastyytyväisyytenä.
Orimattilan Asunnot Oy on Orimattilan kaupungin omistama vuokrataloyhtiö, jonka kiinteistökantaan kuuluu 700 huoneistoa. Yhtiö on alallaan Orimattilan alueen suurin.
Orimattilan Asuntojen toimitusjohtaja Tiina Mattila kertoo, että siivouksen ja kiinteistönhoidon palvelusopimukset olivat aiemmin alimitoitettuja, jonka vuoksi palvelukokonaisuus haluttiin kilpailuttaa uudelleen.
– Aiempi siivous- ja huoltopalveluiden kilpailutus oli epäonnistunut eikä sopimukset vastanneet todellista tarvetta. Emme saaneet täysin sellaista laatua, jota olisimme toivoneet. Jotta seuraava kilpailutus menisi huolellisesti valmistellen maaliin, pyysimme hankinnan suunnitteluun apua Lännen Palveluyhtiöiltä.
Suuri projekti maaliin sujuvasti ja joustavin aikatauluin
Yhteistyö alkoi kiinteistökohteiden kartoituksella. Lännen Palveluyhtiöt teki yksityiskohtaiset selvitykset ja kiinteistökartat kaikista Orimattilan Asuntojen omistamista kiinteistöistä, niiden piha-alueista sekä kohteiden siivouksen ja huollon tarpeista.
– Olemassa olevat tiedot kohteista olivat jokseenkin hajanaisia. Yhtiössä on ollut henkilövaihdoksia, jonka vuoksi emme voineet olla täysin varmoja kohdetietojen paikkansapitävyydestä ja ajantasaisuudesta, Mattila kuvailee lähtötilannetta.
– Tietojen kerääminen oli suurehko projekti, mutta Lännen Palveluyhtiöiden kanssa työ sujui ketterästi ja hyvin joustavin aikatauluin. Ja nyt kun tiedot on kerran kerätty huolellisesti, ne ovat aina olemassa ja voimme hyödyntää niitä jatkossa, Mattila jatkaa.
Lopputuloksena palvelukokonaisuus, josta vuokralaisetkin kiittävät
Kohdeselvitysten ohella Lännen Palveluyhtiöt laati kaikille kiinteistöille yksityiskohtaiset palvelukuvaukset. Lännen Palveluyhtiöiden pitkäaikaisen kokemuksen avulla kiinteistöhoitopalveluiden kilpailutuksessa osattiin mitoittaa tarkasti tarvittavat resurssit.
Kilpailutuksen lopputuloksena kiinteistönhoitoon valittiin paikallinen toimija, joka toteuttaa palvelua aluehuoltomallilla. Siivouksen palveluntarjoaja pysyi samana.
– Vanha hyvä aluehuoltomalli on meille erittäin toimiva. Ulko- ja sisäalueita hoitaa lähtökohtaisesti sama ihminen ja yhdellä henkilöllä on vastuullaan tietyt kiinteistöt. Asukkailta on tullut kiitosta etenkin nopeaan reagointiin palvelupyynnöissä. Tämä kertoo siitä, että mitoitettu resurssi on nyt riittävä, Mattila kertoo.
– Siivouksen palveluntarjoajan tuottamaan laatuun olimme aiemminkin tyytyväisiä ja nyt yhteistyötä jatkettiin päivitetyllä sopimuksella. Tästä oli meille etua, sillä kohteet olivat jo heille tuttuja eikä perehdytykseen kulunut aikaa, Mattila jatkaa.
Sopimuksen valvonta ja tulevat kilpailutukset hoituvat nyt helpommin
Mattila pitää erityisen arvokkaana sitä, että huollon palvelukuvaus on laadittu ja kirjattu ylös yksityiskohtaisesti.
– Tarkka palvelukuvaus on tärkeä työkalu sekä meille, että kiinteistönhoidon palveluntarjoajalle. Me voimme valvoa, että työt toteutuvat niin kuin on sovittu ja selkeät vastuualueet antavat myös huollolle selkänojaa palvelun toteuttamiseen. Kumppanuudella on nyt ihan erilaiset mahdollisuudet toimia ja onnistua, Mattila iloitsee.
Kohteista kerätty aineisto ja palvelukuvaukset palvelevat Orimattilan Asuntoja myös jatkossa.
– Kun kilpailutamme palveluita uudelleen, meillä on jo olemassa tarvittavat tiedot ja kilpailutus sujuu varmasti ketterämmin. Nyt projekti otti aikaa, mutta koen, että se oli sen arvoista. Saimme kilpailutuksen myötä myös palvelukokonaisuuden hinnan sinne tasolle, minne se kuuluu, Mattila sanoo.
“Kiitettävä arvosana – suosittelen lämpimästi!”
Yli 20 vuotta kiinteistöalalla työskennellyt Mattila kertoo, että ei ole uransa varrella törmännyt Lännen Palveluyhtiöiden kaltaiseen toimijaan, joka tarjoaa kiinteistöpalveluiden konsultointia ja kilpailutusta vastaavalla tarkkuudella.
– Vaikka itselläkin on alalta pitkä kokemus, onnistunut kilpailutus vaatii erityistä tietotaitoa ja opin itsekin tässä projektissa paljon uutta. Suosittelen siis lämpimästi Lännen Palveluyhtiöiden palveluita vastaaville vuokrataloyhtiöille, joilla ei välttämättä omat paukut ja osaaminen riitä ison kilpailutuksen läpivientiin, Mattila kannustaa.
– Lännen Palveluyhtiöiden kanssa työskentely oli hyvin helppoa ja annan heille ehdottomasti kiitettävän arvosanan. Hommat sujuivat heiltä niin huolellisesti ja ammattimaisesti, että kyydissä oli itsekin helppo pysyä, Mattila kiteyttää.
Etsitkö kumppania kiinteistöpalveluiden hankinnan suunnitteluun ja kilpailutukseen? Me autamme!